Cách giới hạn tổng số tiền mà người dùng nhập vào trong Excel - hủ thuật Excel

Trong bài này mình sẽ hướng dẫn cách giới hạn số tiền nhập vào trong Excel, đây là ràng buộc giúp người dùng tránh phải lỗi nhập liệu liên quan đến những con số.

Ví dụ khi nhập lương cho người dùng, thường mức lương không quá 100 triệu / tháng nên ta sẽ giới hạn mức nhập tối đa là 100 triệu, tránh trường hợp nhập nhầm thành con số lớn hơn 100 triệu.

Để làm được bài ràng buộc này thì ta phải sử dụng tính năng Data Validation trong Excel.

Giả sử ta có bảng dữ liệu như hình dưới đây.

1. Các bước tạo giới hạn số tiền trong Excel

Bước 1: Tạo công thức kiểm tra và giới hạn số tiền nhập vào.

=SUM($B$3:$B$9)<=$D$2

Trong đó:

• $B$3:$B$9 là phạm vi các ô mà ta muốn áp dụng công thức trên, đây là nơi người dùng sẽ nhập các mục ngân sách. Ví dụ này sử dụng phạm vi B3: B9. Đảm bảo rằng bạn đặt dấu đô la $ trong phạm vi như trong ví dụ trên, nếu không nó sẽ không hoạt động khi chúng ta thêm vào phần Data Validation.
• $D$2 là ô chứa số tiền tối đa, dùng để so sánh và kiểm tra. Bạn có thể thay đổi vị trí của ô này sang một ô khác sao cho phù hợp với khung dữ liệu của bạn, hoặc thay đổi giá trị 10.000 thành một con số bất kì.

Tạo và test công thức này trong bảng tính để bạn biết nó hoạt động và không bị lỗi:

Bước 2: Chọn vùng các ô, nơi mà bạn nhập số tiền. Như trong hình dưới đây là phân vùng từ B3 -> B9.

Bước 3: Vào tab Data, chọn Data Validation hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + D + L.

Bước 4: Một cửa sổ mới hiện ra, bạn hãy click vào mục Allow và chọn Custom.

Bước 5: Tại mục Formula, bạn hãy nhập công thức mà ta đã tạo ở bước 1.

Cuối cùng hãy nhấp vào button OK để kết thúc và hoàn thành!

2. Test thử xem giới hạn tổng số tiền có đúng không

Bây giờ ta thử nhập dữ liệu xem Excel có xử lý đúng không nhé.

Như trong hình dưới đây là nó sẽ xuất hiện lỗi khi mình nhập số tiền vào có tổng lớn hơn D2, tức là 10000.

Trong ví dụ trên, người dùng có thể dễ dàng thay đổi số tiền tối đa cho phép và điều này thường không phải là điều tốt. Ngay cả khi bạn mã hóa giá trị vào cửa sổ data validation thì nó vẫn có thể dễ dàng thay đổi.

Một cách đơn giản để bảo vệ số tiền tối đa là đặt ô chứa số tiền này trên một trang tính riêng biệt và đặt mật khẩu cho trang tính đó, để chỉ người dùng có mật khẩu chính xác mới có thể thay đổi.

• => Xem cách đặt mật khẩu cho trang tính trong Excel

Trên là các bước giúp xác thực và giới hạn tổng số tiền nhập vào trong Excel. Hy vọng bài viết giúp ích cho bạn.