Đây là các hàm cơ bản trong Excel thường sử dụng nhất - hủ thuật Excel

Bất kỳ ai dùng Microsoft Excel đều phải sử dụng hàm trong quá trình làm việc, trong đó những hàm cơ bản và hay dùng nhất thì không phải ai cũng biết.

Vì thế trong bài viết này Zaidap.com sẽ chia sẻ các hàm cơ bản trong Excel hay dùng nhất tới độc giả, kèm theo đó là ví dụ bằng hình ảnh trực quan giúp bạn dễ dàng nắm rõ cách sử dụng của từng hàm.

Tất cả những hàm trong Excel đều được tích hợp sẵn, do đó bạn không cần phải cài đặt thêm bất kỳ tiện ích nào để sử cả. Ta chỉ cần nắm rõ cũ pháp gọi hàm và cách vận hành, từ đó ứng dụng chúng vào từng công việc khác nhau trong Excel. Dưới đây là danh sách các hàm cơ bản phổ biến và hay được sử dụng nhất trong Excel.

I. Các hàm ngày / giờ trong Excel

Dưới đây là các hàm cơ bản trong Excel về ngày giờ (Date Time Function).

1. Hàm NOW: Hàm trả về ngày và giờ hiện tại

Hàm NOW tích hợp sẵn trong Excel được phân loại là "Hàm Ngày / Giờ"(Date/Time Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) và một hàm VBA (VBA) trong Excel.

Khi được sử dụng như một hàm trang tính, hàm NOW sẽ làm mới giá trị ngày / giờ bất cứ khi nào trang tính bắt đầu tính toán lại.

Công dụng của hàm NOW: Trả về ngày và giờ hệ thống hiện tại.

Cú pháp cho hàm NOW trong Microsoft Excel là:

Không có tham số hoặc đối số nào cho hàm NOW.

Kết quả: Hàm NOW trả về giá trị ngày tháng.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Ví dụ hàm NOW: E5=NOW()

2. Hàm DAYS: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel

Hàm DAYS tích hợp sẵn trong Excel được phân loại là "Hàm Ngày / Giờ" (Date/Time Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel.

Hàm DAYS lần đầu tiên được giới thiệu trong Excel 2013. Nếu bạn đang chạy phiên bản Excel cũ hơn không hỗ trợ hàm DAYS, hãy thử sử dụng hàm DATEDIF thay thế.

Công dụng của hàm DAYS: Trả về số ngày giữa hai giá trị thời gian.

Cú pháp cho hàm DAYS trong Microsoft Excel là:

Trong đó các tham số hoặc đối số bao gồm: end_date và start_date là ngày bắt đầu và kết thúc để tính toán số ngày giữa.

Kết quả: Hàm DAYS trả về một giá trị số.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013.

Ví dụ hàm DAYS: F5=DAYS(E5,D5)

Bạn cũng có thể kết hợp hàm đây với hàm TODAY để tính nhanh số ngày sinh của một người cho tới "thời điểm hiện tại".

Ví dụ hàm DAYS kết hợp với hàm TODAY: F6=DAYS(TODAY(),D6)

Nếu muốn chuyển số ngày sang năm, ta chỉ việc chia toàn bộ hàm cho 365.

II. Các hàm toán học trong Excel

Đây là các hàm cơ bản trong Excel về tính toán trong toán học.

1. Hàm ROUND: Hàm làm tròn giá trị

Hàm ROUND tích hợp sẵn trong Excel được phân loại là "Hàm Toán học / Hàm số Trig" (Math/Trig Function.). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel.

Công dụng của hàm ROUND: Làm tròn số, xóa bỏ chữ số thập phân ở cuối chữ số.

Cú pháp của hàm ROUND trong Microsoft Excel là:

Trong đó:

• number: là tham số hoặc đối số, ô tính hay giá trị cần làm tròn.
• digits: là số thập phân còn lại sau khi chạy hàm.

Ví dụ bạn nhập digits bằng 0 thì số thập phân sẽ được làm tròn tuyệt đối thành số nguyên, phần thập phân sẽ biến mất hoàn toàn.

Kết quả: Hàm ROUND trả về một giá trị số.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể khi sử dụng hàm ROUND.

Đây là cách làm tròn năm sinh bằng hàm ROUND khi kết hợp với hàm DAYS bên trên.

Ví dụ hàm ROUND kết hợp cùng hàm DAYS và TODAY: G6= ROUND((DAYS(TODAY(),D6)/365),0)

Nếu bạn thấy phương pháp trên quá phức tạp thì đây sẽ là ví dụ đơn giản hơn nhé.

Ví dụ hàm ROUND: G6=ROUND(F6,0)

2. Hàm SUM: Hàm tính tổng

Hàm SUM tích hợp sẵn trong Excel và được phân loại là một hàm "Toán học" (Math/Trig Function).

Công dụng của hàm SUM: Tác dụng của hàm Sum rất đơn giản, hàm sẽ trả cho chúng ta giá trị tổng của các đối số. Bạn có thể sử dụng hàm SUM với số lượng "ô tính" không giới hạn, do đó rất tiện lợi để tính tổng giá trị hàng trăm cột và hàng khác nhau.

Cú pháp:

Trong đó:

• =SUM là cú pháp "gọi hàm" bắt buộc.
• (number 1, number 2, number 3...) là tên ô tính chứa giá trị như A1, A2, C1...hoặc giá trị 1,2,3.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000

Hàm SUM được ứng dụng trong rất nhiều loại bảng tính khác nhau, từ tính tổng hóa đơn, tổng số học sinh / sinh viên, tổng số hàng hóa...

Ví dụ sử dụng hàm SUM: C3=SUM(A3+B3)

III. Hàm thống kê cơ bản trong Excel

Đây là các hàm cơ bản trong Excel về thống kê.

1. Hàm AVERAGE: Hàm tính trung bình cộng

Hàm AVERAGE tích hợp sẵn trong Excel và được phân loại là hàm thống kê (Statistical Function).

Công dụng hàm AVERAGE: Khi sử dụng hàm này sẽ trả cho ta kết quả là giá trị trung bình cộng của các số được cung cấp.

Cú pháp của hàm AVERAGE trong Microsoft Excel là:

Trong đó:

• AVERAGE là cú pháp gọi hàm bắt buộc.
• Tham số hoặc đối số: number1, number2, ... number_n

Giá trị của number có thể là số, phạm vi được đặt tên, mảng hoặc tham chiếu đến số. Có thể nhập tối đa 30 giá trị.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000

Với công dụng này hàm AVERAGE được ứng dụng rộng rãi để tính các kết quả trung bình cộng của điểm số, doanh thu...

Ví dụ hàm AVERAGE: G5=AVERAGE(D5,E5,F5)

2. Hàm MIN / MAX: Hàm tính giá trị nhỏ / lớn nhất

Hàm MIN / MAX là những hàm tích hợp sẵn trong Excel, được phân loại là hàm thống kê (Statistical Function). Hàm MIN / MAX có thể được nhập như một phần của công thức trong một ô trang tính.

Công dụng của hàm MIN / MAX: Trả về giá trị nhỏ nhất / lớn nhất từ ​​các số được cung cấp.

Cú pháp của hàm MIN trong Microsoft Excel là:

Cú pháp của hàm MAX trong Microsoft Excel là:

Trong đó bao gồm tham số hoặc đối số:

• number1 : Nó có thể là một số, phạm vi được đặt tên, mảng hoặc tham chiếu đến một số.
• number2, ... number_n: Không bắt buộc. Đây là các giá trị số có thể là số, phạm vi được đặt tên, mảng hoặc tham chiếu đến số. Có thể nhập tối đa 30 giá trị.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000

Ví dụ hàm MIN: H5=MIN(G5:G7)

Ví dụ hàm MAX: I5=MAX(G5:G7)

3. Hàm COUNT/COUNTA: Hàm đếm dữ liệu

Hàm COUNT và COUNTA tích hợp sẵn trong Excel được phân loại là hàm thống kê (Statistical Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel.

Công dụng của hàm COUNT và COUNTA:

• Hàm COUNT đếm số lượng ô không trống có giá trị nhất định, ví dụ như chữ số hoặc chữ cái.
• Hàm COUNTA cho phép bạn đếm số ô không trống cũng như số lượng "đối số" được cung cấp, bất kể là chữ số hay chữ cái đều được hàm này liệt kê.

Cú pháp cho hàm COUNT trong Microsoft Excel là:

Cú pháp của hàm COUNTA trong Microsoft Excel là:

Trong đó các tham số hoặc đối số argument có thể là một phạm vi, một ô hoặc một giá trị. Bạn có thể nhập tới 255 đối số.

* Chú ý:

• Nếu đối số là một dải ô, mỗi ô trong dải ô không trống sẽ được tính là 1.
• Nếu đối số là một ô và ô không trống, nó sẽ được tính là 1.
• Nếu đối số là một giá trị và không phải là một dải ô hoặc ô, nó cũng được tính là 1.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Bạn hãy theo dõi những ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn về hai loại hàm này.

Trong ví dụ đầu tiên, hàm COUNT được chỉ định đếm trong phạm vi từ ô G5 -> G9 với cú pháp: =COUNT(G5:G9).

Kết quả như bạn đã thấy hàm COUNT đếm được 4 giá trị dạng "chữ số".

Nếu bạn muốn đếm cả số lượng ô có ký tự "chữ cái", bạn có thể thêm ký tự vào cú pháp: =COUNT(G5:G9, trượt).

Ví dụ hàm COUNT: G11=COUNT(G5:G9)

Khác với hàm COUNT một chút, hàm COUNTA sẽ đếm tất cả mọi ô, miễn là nó "không rỗng".

Ví dụ hàm COUNTA: G11=COUNTA(A4:G9)

III. Các hàm chuỗi / văn bản cơ bản trong Excel

Đây là các hàm cơ bản trong Excel dùng để xử lý chuỗi / văn bản.

1. Hàm TRIM: Hàm loại bỏ khoảng trống của văn bản

Hàm TRIM là một hàm tích hợp sẵn trong Excel được phân loại là hàm chuỗi / văn bản (String/Text Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) và một hàm VBA trong Excel.

Công dụng của hàm TRIM: Trả về một giá trị văn bản đã loại bỏ các khoảng trống ở đầu và cuối. Bạn cũng có thể sử dụng hàm TRIM để xóa các khoảng trắng không cần thiết giữa các từ trong một chuỗi.

Cú pháp của hàm TRIM trong Microsoft Excel là:

Trong đó: text là tham số hoặc đối số.

Đơn giản bạn chỉ việc chọn ngay một ô tính có tên mà các ký tự bị rời rạc.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000

Ví dụ hàm TRIM: D5=TRIM(B5)

2. Hàm LEN: Hàm đo độ dài của chuỗi ký tự

Hàm LEN tích hợp trong Excel được phân loại là hàm chuỗi / văn bản (String/Text Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) và một hàm VBA trong Excel.

Công dụng của hàm LEN: Trả về độ dài của chuỗi được chỉ định.

Cú pháp cho hàm LEN trong Microsoft Excel là:

Trong đó:

• LEN là cú pháp gọi hàm bắt buộc.
• text là tham số hoặc đối số

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Ví dụ hàm LEN: H3=LEN(A3)

3. Hàm CONCAT: Hàm nối các chuỗi ký tự

Hàm CONCAT tích hợp trong Excel được phân loại là "Hàm chuỗi / văn bản" (String/Text Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel.

Công dụng của hàm CONCAT: Cho phép bạn nối 2 hoặc nhiều chuỗi lại với nhau. Nó đã được phát hành trong Excel 2019 và thay thế hàm CONCATENATE.

Cú pháp cho hàm CONCAT trong Microsoft Excel là:

Trong đó: text1, text2, ... text_n là tham số hoặc đối số, cũng có thể là các chuỗi mà bạn muốn kết hợp với nhau. Có thể có tối đa 255 chuỗi được nối với nhau, tối đa là 8.192 ký tự.

Kết quả: Hàm CONCAT trả về giá trị chuỗi / văn bản.

* Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2016 trở xuống, hãy sử dụng hàm CONCATENTATE để thay thế.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019.

Ví dụ hàm CONCATENATE, bạn hãy làm tương tự đối với hàm CONCAT nhé!

IV. Các hàm tra cứu / tham chiếu cơ bản trong Excel

Đây là các hàm cơ bản trong Excel dùng để tra cứu và tham chiếu thường sử dụng nhất.

1. Hàm CHOOSE tìm chuỗi kí tự

Hàm CHOOSE tích hợp trong Excel được phân loại là "Hàm Tra cứu / Tham chiếu" (Lookup/Reference Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) và một hàm VBA (VBA) trong Excel.

Công dụng của hàm CHOOSE: Trả về một giá trị từ danh sách các giá trị trên một vị trí nhất định.

Cú pháp cho hàm CHOOSE trong Microsoft Excel là:

Trong đó các tham số hoặc đối số gồm:

• position: Số vị trí trong danh sách các giá trị cần trả về. Nó phải là một số từ 1 đến 29.
• value1, value2, ... value_n: Danh sách lên đến 29 giá trị. Giá trị có thể là bất kỳ giá trị nào sau đây: số, tham chiếu ô, tên đã xác định, công thức / hàm hoặc giá trị văn bản.

Kết quả: Hàm CHOOSE trả về bất kỳ kiểu dữ liệu nào như chuỗi, số, ngày, v.v.

* Lưu ý:

• Nếu vị trí nhỏ hơn 1, hàm CHOOSE sẽ trả về lỗi #VALUE !.
• Nếu vị trí lớn hơn số lượng giá trị trong danh sách, hàm CHOOSE sẽ trả về lỗi #VALUE !.
• Nếu vị trí là một phân số (không phải là một giá trị nguyên), nó sẽ được chuyển đổi thành một số nguyên bằng cách bỏ thành phần phân số của số.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

2. Dạng thức MATCH (giá trị dò, danh sách, cách dò)

Hàm MATCH tích hợp trong Excel được phân loại là "Hàm Tra cứu / Tham chiếu" (Lookup/Reference Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel.

Công dụng của hàm MATCH: Tìm kiếm một giá trị trong một mảng (dòng hoặc cột) và trả về vị trí tương đối của mục đó.

Cú pháp cho hàm MATCH trong Microsoft Excel là:

Trong đó tham số hoặc đối số bao gồm:

• value: Giá trị cần tìm kiếm trong mảng (giá trị dò).
• array (mảng): Một dải ô chứa giá trị mà bạn đang tìm kiếm (danh sách),
• [match_type] (Loại so khớp): Không bắt buộc. Đây là loại giá trị so sánh mà hàm sẽ thực hiện.

Các giá trị (cách dò) có thể là:

Kết quả: Hàm MATCH trả về một giá trị số.

Nếu hàm MATCH không tìm thấy kết quả phù hợp, nó sẽ trả về lỗi # N / A.

* Lưu ý:

• Hàm MATCH chỉ tìm kiếm giá trị trong dòng hoặc cột nhất định, bạn không thể dùng MATCH để tìm giá trị trong một bảng hoặc vùng.
• Hàm MATCH không phân biệt chữ hoa và chữ thường khi tìm kiếm kết quả phù hợp.
• Nếu tham số match_type (cách dò) là 0 và giá trị là ở dạng văn bản thì bạn có thể sử dụng ký tự đại diện trong tham số value .

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Trong ví dụ dưới đây là một bảng điểm, mình đang tìm vị trí của điểm 5 trong các ô từ D5 -> F5.

Vì có 2 số điểm trung nhau nên hàm MATCH sẽ trả kết quả vị trí tương đối là 2.

Ví dụ hàm MATCH: H5=MATCH(5,D5:F5,1)

3. Dạng thức INDEX(bảng, dòng số, cột số)

Hàm INDEX tích hợp sẵn trong Excel được phân loại là "Hàm Tra cứu / Tham chiếu" (Lookup/Reference Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel.

Công dụng của hàm INDEX: Trả về một giá trị trong bảng dựa trên giao điểm của vị trí hàng và cột trong bảng đó. Hàng đầu tiên trong bảng là hàng 1 và cột đầu tiên trong bảng là cột 1.

Cú pháp cho hàm INDEX trong Microsoft Excel là:

Trong đó tham số hoặc đối số bao gồm:

• table: Một dải ô có chứa bảng dữ liệu.
• row_number(số hàng): Vị trí hàng trong bảng nơi đặt giá trị bạn muốn tra cứu. Đây là vị trí hàng tương đối trong bảng và không phải là số hàng thực tế trong trang tính.
• column_number(số cột): Vị trí cột trong bảng nơi đặt giá trị bạn muốn tra cứu. Đây là vị trí cột tương đối trong bảng và không phải là số cột thực tế trong trang tính.

Kết quả: Hàm INDEX trả về bất kỳ kiểu dữ liệu nào như chuỗi, số, ngày, v.v.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Ví dụ hàm INDEX: I7=INDEX(A4:G9,3,3)

4. Hàm VLOOKUP hay còn gọi là hàm tham chiếu cột

Hàm Vlookup tích hợp trong Excel được phân loại là "Hàm Tra cứu / Tham chiếu" (Lookup/Reference Function). Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel.

Tác dụng của hàm VLOOKUP: Thực hiện tra cứu theo chiều dọc bằng cách tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng ở vị trí index_number .

Cú pháp của hàm VLOOKUP trong Microsoft Excel là:

Trong đó tham số hoặc đối số bao gồm:

• value: Giá trị cần tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng .
• table: Hai hoặc nhiều cột dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
• index_number: Số cột trong bảng mà từ đó giá trị khớp phải được trả về. Cột đầu tiên là 1.
• [approximate_match]: Không bắt buộc. Nhập FALSE để tìm một kết hợp chính xác. Nhập TRUE để tìm kết quả phù hợp gần đúng. Nếu tham số này bị bỏ qua, TRUE là mặc định.

Kết quả: Hàm VLOOKUP trả về bất kỳ kiểu dữ liệu nào như chuỗi, số, ngày, v.v.

* Lưu ý:

• Nếu bạn chỉ định FALSE cho tham số gần đúng_match và không tìm thấy kết quả khớp chính xác nào, thì hàm VLOOKUP sẽ trả về # N / A.
• Nếu bạn chỉ định TRUE cho tham số gần đúng_match và không tìm thấy kết quả khớp chính xác nào, thì giá trị nhỏ hơn tiếp theo sẽ được trả về.
• Nếu index_number nhỏ hơn 1, hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #VALUE !.
• Nếu index_number lớn hơn số cột trong bảng , hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #REF !.

Áp dụng cho: Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Vì hàm này hơi phức tạp một chút so với những hàm bên trên, bạn hãy theo dõi kỹ ví dụ để nắm rõ cách sử dụng.

Trong ví dụ này mình sẽ áp dụng hàm VLOOKUP để tạo Menu thực đơn nhé.

Bước 1: Tạo Menu thực đơn -> Bao gồm Mã Hàng và Tên Hàng.

Bước 2: Tạo bảng hóa đơn thanh toán.

Bảng này cũng tương tự menu thực đơn có sẵn, bao gồm mã và tên hàng.

Bước 3: Trong phần Tên Hàng, ta áp dụng hàm VLOOK để thực hiện tra cứu Mã Hàng và Tên Hàng từ Menu thực đơn.

Trong đó $h$3:$lS11 là vùng chọn có địa chỉ tuyệt đối. Để chuyển từ địa chỉ tương đối sang tuyệt đối, ta chỉ cần nhấn F4 từ bàn phím sau khi chọn vùng.

Bước 4: Tiếp theo bạn áp dụng hàm cho toàn bộ cột phía dưới trong bảng.

Kết quả mỗi khi ta nhập Mã Hàng thì Tên hàng cũng tự động được điền vào từ danh sách Menu tạo sẵn.

V. Tổng kết

Qua danh sách các hàm cơ bản trong Excel này, mình tin chắc rằng bạn sẽ giải quyết được rất nhiều bài toán trong cuộc sống. Giúp quá trình sử dụng Microsoft Excel trở nên ngày càng dễ dàng và thuận tiện.

Đừng quên chia sẻ danh sách hàm cơ bản trong Excel đến bạn bè và đồng nghiệp khi họ chưa biết nha, bất kỳ ai cũng có thể ghi nhớ và sử dụng những hàm cơ bản trong Excel này.