Cách tạo mật khẩu bảo vệ File Excel và Sheet Excel - hủ thuật Excel

Trong bài này mình sẽ hướng dẫn cách tạo mật khẩu bảo vệ Excel File và Excel Sheet, đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một trang tính hoặc một file trong Excel, chỉ những người có mật khẩu mới có thể xem và chỉnh sửa được.

1. Thiết lập mật khẩu bảo vệ file Excel

Bảo vệ file Excel thì ta sẽ đặt mật khẩu, chỉ những người nào có pass thì mới có thể mở file được. Cách làm này giúp bạn chia sẻ file Excel mà không sợ bị lộ thông tin.

Tuy nhiên hiện nay vẫn có cách mở file Excel bị khóa pass, vì vậy bạn nên tìm hiểu thêm cách đặt mật khẩu bảo vệ file để bổ sung thêm tính an toàn cho nó.

Tùy vào phiên bản Excel mà bạn đang sử dụng sẽ có giao diện khác nhau, tuy nhiên về nguyên tắc thì nó gần như là giống nhau. Hiện tai mình đang sử dụng Excel 2016.

Sau đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Tại giao diện trang Excel bạn hãy click vào File.

Bước 2: Chọn Protect Workbook.

Nếu bạn sử dụng Excel 2007 thì giao diện nó hiên thị dạng menu cây chứ không phải như trên. Nhưng tên các chức năng thì giống nhau nhé.

Bước 3: Chọn Encrypt with Password, có nghĩa là mã hóa file bằng cách đặt mật khẩu bảo vệ.

Bước 4: Một hộp thoại xuất hiện, bạn hãy nhập mật khẩu muốn đặt vào nhé, sau đó nhấn vào OK.

Một hộp thoại nhắc bạn nhập lai mật khẩu, hãy nhập lai đúng pass mà bạn đã đặt nhé.

Sau bước này thì mỗi khi bạn mở file đó lên Excel sẽ yêu cầu nhập mật khẩu.

2. Thiết lập mật khẩu bảo vệ một Sheet trong Excel

Trường hợp bạn không muốn khóa toàn bộ file mà chỉ khóa một sheet nào đó thôi thì điều này hoàn toàn có thể làm được trong Excel.

Ví dụ bạn lập trình một file Excel với các công thức, nếu các dữ liệu quan trọng không được chỉnh sửa đặt luôn trong file thì ai cũng có thể thấy được, điều này có thể ảnh hưởng đến vấn đề bảo mật. Vì vậy thường ta sẽ đặt những dữ liệu đó qua một sheet khác và khóa mật khẩu lại, chỉ những ai có mật khẩu mới có thể truy cập vào sheet đó.

Đây có thể được xem là cách phân quyền rất hữu dụng, mỗi người sẽ có một mật khẩu để vào chỉnh sửa sheet mà họ có quyền vào.

* Lưu ý: Bạn đang ở sheet nào thì mật khẩu sẽ được áp dụng cho sheet đó.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào tab Review và chọn Protect Sheet.

Bước 2: Nhập mật khẩu và chọn thêm các tùy chọn theo ý của bạn, xong nhấn OK.

Một hộp thoại xuất hiện nhắc bạn nhập lai mật khẩu, hãy điền cho đúng nhé. Xong nhấn OK.

Vậy là xong, kể từ bây giờ mỗi khi muốn mở sheet đó thì bạn phải nhập mật khẩu.

3. Khi nào nên đặt mật khẩu file và sheet trong Excel?

Đặt mật khẩu bảo vệ file khi: Bạn muốn toàn bộ nội dung của file đó được bảo vệ, chỉ những người bạn cho mật khẩu mới có thể mở file và sử dụng.

Đặt mật khẩu bảo vệ sheet khi: Bạn muốn bảo mật dữ liệu - công thức trong một sheet nào đó. Hoặc trường hợp file excel có nhiều phòng ban, và mỗi phòng sẽ làm việc trong một sheet, như vậy giữa các phòng ban sẽ không thể can thiệp với nhau.