Custom Data Validation trong Excel - Lý thuyết Excel cơ bản và nâng cao

Ở bài trước mình có giới thiệu cơ bản về cách sử dụng Data Validation, vậy thì trong bài này mình sẽ chỉ bạn cách sử dụng công thức trong Custom Data Validation để bắt lỗi nâng cao.

Công thức (formula) là trái tim của Excel, kết hợp với Data Validation nữa thì càng chứng minh tầm quan trọng của nó là không thể thiếu trong Excel.

Theo mặc định thì Excel hỗ trợ cho bạn những rule bắt lỗi cơ bản như: Bắt lỗi number, lỗi về ngày tháng và thời gian, lỗi chiều dài của chuỗi, ... nhưng chừng đó là chưa đủ, bởi trong thực tế vẫn có những quy tắc phụ thuộc vào từng bài toán cụ thể. Vì vậy Excel cung cấp một option có tên gọi là Custom Data Validation.

Tạo Custom Data Validation trong Excel

Custom Data Validation là chức năng cho phép bạn tạo ra những quy tắc ràng buộc khi nhập dữ liệu dựa vào những công thức. Điều này giúp người dùng có thể tùy biến một cách linh động nhất.

Ta sẽ thực hành thông qua một ví dụ nhé: Hãy tạo một quy tắc bắt buộc nhập vào một số chẵn trong phạm vi từ A1 đến B10.

Số chẵn là số chia hết cho 2. Để kiểm tra một số chia hết cho 2 hay không thì ta sử dụng hàm MOD(so_can_kiem_tra, 2), nếu hàm này trả về 0 thì là số chẵn, ngược lại trả về số khác 0 là số lẻ.

B1: Tạo công thức cho ô đầu tiên

Dựa vào lập luận trên ta có công thức kiểm tra số chẵn như sau:

=MOD(A1,2)=0

Điều đặc biệt khi sử dụng công thức trong Data Validation là công thức đó phải trả về TRUE hoạc FALSE, vì vậy ta hay sử dụng các toán tử so sánh như so sánh bằng (=), lớn hơn (>), bé hơn (<), ... Xem danh sách toán tử Excel để biết cách dùng.

B2: Chọn vùng giới hạn các ô A1:B10.

B2: Click vào Tab Data và chọn Data Validation năm trong nhóm Data Tool.

B3: Một hộp thoại hiển thị ra, bạn hãy chọn tab Settings, mục Allow chọn Custom, mục Formula nhập công thức mà ta đã tạo ở bước 1.

B4: Thử nhập một số lẻ vào một trong những ô từ A1:B10 thì sẽ nhận được lỗi như sau.

Bạn nhấn vào Retry thì lập tức số 3 vừa nhập biến mất do dữ liệu sai quy tắc nên Excel tự động hoàn tác.

Nếu bạn muốn thêm tin nhắn thông báo lỗi để rõ ràng hơn thì hãy đọc bài Data Validation nhé.

Bạn thử click vào một ô bất kì trong khoảng A1:B10 (mình chọn ô B5), sau đó click vào tab Data -> Data Validation thì sẽ thấy công thưc như sau:

Bạn thấy đó, Excel đã tự động thêm công thức vào từng ô đúng với tham chiếu mà mình đã viết công thức. Tham khảo bài Cell References để hiểu rõ hơn về tham chiếu nhé.

Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách sử dụng Custom Data Validation trong Excel. Đây là kiến thức nâng cao liên quan đến công thức nên hy vọng bạn học thật kỹ.