Hàm IF trong Excel: Xử lý rẻ nhánh cho công thức Excel - Lý thuyết Excel cơ bản và nâng cao

Trong bài này ta sẽ học cách sử dụng hàm IF trong Excel để kiểm tra điều kiện và rẻ nhánh cho công thức Excel.

Trong Excel ta gọi là hàm, còn trong các ngôn ngữ lập trình nâng cao thì ta gọi là lệnh IF.

Tuy lệnh IF có cấu trúc đơn giản, nhưng khi áp dụng vào bài toán thực tế thì rất phức tạp, vì vậy ta hãy bắt đầu bằng những ví dụ đơn giản nhất nhé.

1. Dùng hàm if trong Excel mức cơ bản

Hàm IF dùng để kiểm tra một điều kiện có được đáp ứng hay không, và trả về giá trị value1 nếu điều kiện đúng và giá trị value2 nếu điều kiện sai.

Công thức của nó như sau:

=IF(condition, value1, value2)

Trong đó:

• condition là điều kiện kiểm tra
• value1 là giá trị được trả về nếu condition = true
• value2 là giá trị được trả về nếu condition = false

=IF(TRUE, 'A', 'B') = A
=IF(FALSE, 'A', 'B') = B

Điều kiện condition có thể là một giá trị hoặc một công thức từ đơn giản đến phức tạp. Thường ta sẽ sử dụng các toán tử Excel để tạo ra một công thức trả về TRUE hoặc FALSE.

Ví dụ 1: Cho một bảng giá (đơn vị đô la), hãy dùng lệnh IF để in ra:

• Hight nếu giá lớn hơn 500
• Low nếu giá bé hơn hoặc bằng 500

Hãy xem data mẫu và công thức trong hình sau:

Chúng ta có thông tin giá (Price) nằm trong cột A trong khioảng A2:A6.

Cần in thông tin đánh giá (Result) ở cột B trong khoảng B2:B6.

B1: Viết công thức cho mức giá đầu tiên (B2).

=IF(A2>500,"Hight","Low")

B2: Chọn B2 và nhập công thức đó vào, sau đó nhấn Enter để chạy công thức.

B3: Dùng chuột click vào ô vuông màu xanh nhỏ ở góc dưới của ô B2 rồi kéo xuống B6, bạn sẽ thu được kết quả như hình trên.

Ngoài ra, bạn cũng có thể viết lại công thức trên như sau.

=IF(A2<=500,"Low","Hight")

Kết quả chạy công thức này cũng không khác gì công thức ở trên.

Ví dụ 2: Chấm điểm cho hai quốc gia USA và UK. Nếu USA thì cho 5 điểm, quốc gia khác cho 0 điểm.

* Lưu ý: Bắt buộc sử dụng cặp dấu nháy "" để bao quanh chuỗi

Công thức:

=IF(A2="USA", 5, 0)

Vì USA là chuỗi nên ta phải dùng cặp dấu nháy bao quanh nó lại.

Ví dụ 3: Dùng IF kiểm tra một ô có rỗng hay không.

Giải thích: Theo như công thức thì giá trị ở cột C sẽ được tính từ cột B trừ đi cột A.

Tuy nhiên có một số ô ở cột B bị rỗng nên không thực hiện phép trừ được, vì vậy ta sẽ in ra chuỗi rỗng thay vì thực hiện phép trừ.

Công thức cuối cùng sẽ là:

=IF (B2<>"", B2-A2, "")

2. Dùng hàm IF trong Excel với And / Or

Ta có thể kết hợp với những hàm khác trong Excel để tạo ra những điều kiện phức tạp.

And và Or tuy là hàm, nhưng bạn có thể xem đó là những toán tử kết hợp, dùng để liên kết nhiều biểu thức với nhau.

• Xem các hàm logic để biết thêm cách dùng hai hàm này.

Cho bảng điểm như sau:

Yêu cầu 1: Hãy xếp hạng cho các học sinh với điều kiện như sau.

• Nếu cả 3 môn đều có số điểm trên 8 thì được xếp hạng loại giỏi
• Ngược lại xếp hạng trung bình.

Ta sẽ viết công thức cho học sinh đầu tiên, công thức này tham chiếu tương đối đến ba môn học nên sau khi tính xong ta có thể kéo công thức xuông cho ba học sinh còn lại.

=IF(AND(B2>=8,C2>=8,D2>=8), "Giỏi", "Trung bình")

Kết quả học sinh Cường có thành tích là học sinh giỏi.

Bây giờ bạn dùng chuột đặt vào hình ô vuông nhỏ ở góc dưới E2, sau đó kéo xuống E5 để xem kết quả cho các học sinh còn lại.

Yêu cầu 2: Chỉ cần có một môn bé hơn 5 điểm là đánh rớt cho học sinh đó.

Ta sẽ xây dựng công thức bằng hàm OR, chỉ cần một trong ba môn có điểm thấp hơn 5 thì đánh rớt ngay.

B1: Hãy xóa các công thức ở yêu cầu 1 hết đi nhé, ta sẽ giải yêu cầu 2 ngay cột E luôn.

B2: Xây dựng công thức theo yêu cầu đề bài cho học sinh đầu tiên.

=IF(OR(B2<5,C2<5,D2<5), "Rớt", "Đậu")

B3: Nhập công thức trên vào E2, kết quả là học sinh Cường đạt chi tiểu nên được lên lớp.

B4: Click chuột vào ô vuông nhỏ góc dưới của E2 rồi kéo xuống E5, kết quả là chỉ có học sinh thứ 5 bị rớt.

3. Hàm IF lồng nhau trong Excel

Dùng hàm IF lồng nhau tức là bạn đặt hàm IF bên trong một hàm IF khác. Cách dùng này thường rất phức tạp nên rất khó hiểu đối với những bạn mới học Excel.

Ta sẽ viết một ví dụ thật đơn giản để bạn dễ hiểu nhé.

Ví dụ: Viết chương trình Excel kiểm tra một giá trị là số chẵn hay số lẻ, rồi in ra 3 trường hợp như sau:

• Nếu số lẻ thì in là "Số lẻ"
• Nếu số chẵn thì kiểm tra tiếp:
  • Nếu lớn hơn 50 thì in là "Số chẵn lớn"
  • Ngược lại in là "Số chẵn bé"

Để kiểm tra một số là số chẵn hay số lẻ thì ta cứ chia số đó cho 2, sau đó lấy phần dư:

• Nếu phần dư = 0 là số chẵn
• Nếu phần dư khác 0 là số lẻ

Ta dùng hàm MOD để chia lấy dư.

Mình sẽ viết thuật toán cho bạn xem trước nhé:

IF (số lẽ) in ra "Số lẻ"
IF (số chẵn) kiểm tra tiếp
    IF(lớn hơn 50) in ra "Số chẵn lớn"
    IF (bé hơn 50) in ra "Số chẵn nhỏ"

Giả sử ta có dữ liệu như sau:

B1: Xây dựng công thức cho ô B2

=IF(MOD(A2,2)>0,"Số lẻ",IF(A2>50,"Số chẵn lớn","Số chẵn bé"))

Nếu bạn thấy công thức quá khó đọc hãy viết phân cấp như sau:

=IF(
        MOD(A2,2)>0, 
        "Số lẻ",
        IF(
            A2>50,
            "Số chẵn lớn",
            "Số chẵn bé"
        )
)

B2: Nhập công thức trên vào ô B2 rồi nhấn Enter.

B3: Kéo công thức xuống các dòng còn lại, bạn sẽ thu được kết quả như sau.

Trên là cách sử dụng hàm IF trong Excel để kiểm tra điều kiện và rẻ nhánh cho các công thức Excel. Những ví dụ trên tương đối đơn giản, bởi thực tế có nhiều bài toán yêu cầu bạn phải xử lý điều kiện rất dài dòng.

Chúc bạn may mắn nhé :)