Đặt tên Name Range trong Excel, tên của một dãy ô Excel - Lý thuyết Excel cơ bản và nâng cao

Trong bài này mình sẽ hướng dẫn cách đặt tên Name Range, tức là đặt tên cho một dãy ô giúp cho việc viết công thức dễ dàng hơn.

Excel là một phần mềm không mạnh về lập trình nên vẫn còn hạn chế về những khái niệm như: Tạo biến, tạo hàm, tạo thư viện ... Nhưng bạn đừng lo lắng, bởi thực tế thì những khái niệm đó được Excel xây dựng thành những tính năng sử dụng giao diện Interface.

Trước tiên hãy cùng mình tìm hiểu một chút khái niệm về Name Range là gì đã nhé.

1. Name Range là gì trong Excel?

Tên là một nặc danh được đặt cho một đối tượng, sự vật, sự việc nào đó.

Ví dụ mình tên Cường, và mỗi khi bạn muốn nhắc tới mình thì sử dụng tên Cường, giúp phân biệt với những người khác.

Tương tự như vậy, trong Excel bạn có thể đặt tên cho một dãy ô (range cells), và trong công thức khi muốn sử dụng dãy ô đó thì chỉ việc gọi đến tên của nó là được.

Ví dụ: Mình có danh sách sinh viên như sau.

Bây giờ mình muốn lấy danh sách sinh viên khoa CNTT thì dãy ô của nó sẽ là C4:C13. Khoa TOÁN thì dãy ô là D4:D13.

Đếm số lượng sinh viên:

• Khoa CNTT: =COUNTIF(C4:C13, "<>")
• Khóa TOÁN: =COUNTIF(D4:D13, "<>")

Giả sử mình đặt tên cho hai range này như sau:

• CNTT = C4:C13
• TOAN = D4:D13

Thì công thức trên sẽ viết lại thành:

• Khoa CNTT: =COUNTIF(CNTT, "<>")
• Khóa TOÁN: =COUNTIF(TOAN, "<>")

2. Đặt tên Name Range có lợi gì?

Việc đặt tên Name Range cho một dãy ô là rất có lợi, cụ thể như sau:

Bạn không mất quá nhiều thời gian đề kiểm tra dãy ô mỗi khi viết công thức.

Chỉ cần nhớ tên, không cần nhớ dãy range với nhiều ký tự lằng nhằng.

Nếu sử dụng range nguyên bản đưa vào công thức, sau này mỗi khi bạn thay đổi độ dài của range thì phải vào công thức thay đổi. Nếu chỉ một công thức thôi thì đon giản, nếu có cả trăm công thức thì điều này quả là tệ hại.

Nên khi đặt tên cho dãy ô đó rồi thì bạn chỉ cần vào edit lai độ dài tham chiếu của range name là được.

3. Cách đặt tên Name Range trong Excel

Có ba cách đặt tên cho một dãy ô trong Excel, cụ thể như sau.

Cách 1: Sử dụng Define Name

B1: Chọn dãy ô cần đặt tên.

B2: Vào tab Formulas, click vào công cụ Define Name.

B3: Một hộp thoại xuất hiện, bạn hãy nhập thông tin sau:

• Name là tên bạn muốn đặt, tốt nhất đặt không dấu
• Scope là phạm vi của tên này. Nếu bạn chọn Workbook thì sử dụng được mọi sheet, nếu chọn sheet nào đó thì chỉ có sheet đó mới dùng được.
• Comment là ghi chú bạn muốn đặt cho tên.
• Refers to là tham chiếu đến dãy ô, nó tự điền vào theo vùng chọn của bạn.

Sau khi nhập đủ thông tin thì hãy chọn Ok là xong.

B5: Viết thử công thưc.

Bạn hãy chạy công thức sau vào một ô bất kì, giả sử mình chọn ô C14.

=COUNTIF(CNTT, "<>")

Thì kết quả như sau.

Vậy là xong, ta đã đặt tên thành công.

Cách 2: Sử dụng Name Box

Cách này khá đơn giản, bạn hãy chọn dãy ô và đặt tên ngay ô Name Box như trong hình dưới đây.

Cách 3: Sử dụng From Selection Option

Đây là cách nên dùng nếu bạn có dữ liệu ở dạng bảng, và bạn muốn đặt tên cho mỗi cột / hàng sao cho nhanh nhất.

Như ví dụ trên, mình muốn lấy tiêu đề làm tên và đặt cho hai cột C và D luôn thì các bước thực hiện như sau.

B1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu cần đặt tên, bao gồm cà phần tiêu đề.

B2: Vào tab Formulas , chọn Create from Selection (phím tắt là Ctr + Shift + F3).

B3: Một hộp thoại xuất hiện, bạn hãy tick vào cách tạo tên theo ý mình.

• Top row: Tên của mỗi cột sẽ lấy ở dòng trên cùng.
• Left column: Tên của mỗi hàng sẽ lấy ở cột đầu tiên bên trái.
• Bottom row: Tên của mỗi cột sẽ lấy ở dòng cuối cùng
• Right column: Tên của mỗi hàng sẽ lấy ở cột cuối cùng bên phải

Như trong bảng dữ liệu của mình thì sẽ chọn Top row, sau đó nhấn OK là xong.

Như vậy khi làm cách này nó sẽ tự động đặt tên theo tiêu đề. Nếu tiêu đề có khoảng trắng nó sẽ chuyển thành dấu gạch dưới _.

Tuy nhiên, nếu tiêu đề là tiếng Việt có dấu thì Excel vẫn giữ nguyên. Vì vậy khi dùng cách này thì bạn nên đặt tiêu đề là tiếng Anh nhé.

4. Edit / Delete tên Name Range trong Excel

Nếu bạn không có nhu cầu sử dụng tên name range nào đó thì có thể xóa rất dễ dàng. Các bước như sau:

B1: Truy cập vào tab Formulas và click vào Name Manager.

B2: Một hộp thoại Name Manager xuất hiện, tại đây bạn có thể thực hiện những thao tác xóa (Delete) hoặc đổi tên (Edit) cho bất kì một Name nào.

Trên là cách sử dụng Name Range trong Excel, giúp bạn có thể đặt tên cho một dãy ô nên rất tiện lợi khi viết công thức. Bài này mình dừng ở đây, hẹn gặp lại bạn ở bài tiếp theo nhé.