Hàm Vlookup trong Excel: Tìm kiếm dữ liệu theo chiều dọc (cột) - Lý thuyết Excel cơ bản và nâng cao

Trong bài này mình sẽ giải thích cách dùng hàm Vlookup trong Excel ở mức căn bản nhất, ai đọc cũng có thể hiểu rõ công dụng của hàm này.

Hàm VLOOKUP là một trong những hàm phổ biến nhất của Excel. Vì vậy việc nắm vững nó sẽ giúp bạn xử lý bảng tính Excel tốt hơn, cũng như giải quyết được bài toán tìm kiếm trong Excel dễ dàng hơn.

1. Cú pháp hàm Vlookup trong Excel

Hàm Vlookup dùng để tìm dữ liệu trên cột đầu tiên, sau đó trả kết quả tương ứng về ở cột mà ta chỉ định khi sử dụng thông qua tham số thứ 3 của hàm này.

Ví dụ bạn có một bảng sinh viên và bạn muốn tìm năm sinh của một sinh viên nào đó thì lúc này hãy sử dụng hàm Vlookup.

Nhu cầu tìm kiếm là rất quan trọng trong quản lý dữ liệu, nhất là các ngành kế toán, tài chính, và các ngành có sử dụng thống kê.

Công thức của hàm Vlookup như sau:

=VLOOKUP(value, table, col_index, [range_lookup])

Trong đó:

• value là giá trị cần tìm kiếm
• table là danh sách dữ liệu mà hàm vlookup sẽ duyệt
• col_index là thứ tự của cột mà hàm vlookup sẽ trả về nếu tìm thấy kết quả. Cột đầu tiên của table là số 1, các cột tiếp theo là 2, 3 ,4.
• range_lookup có hai giá trị:
  • TRUE -> Trả về kết quả chính xác, nếu không có thì trả về kết quả gần đúng nhất.
  • FALSE -> Trả về kết quả chính xác, nếu không có thì trả về #N/A error.

* Lưu ý: Hàm Vlookup tìm kiếm theo cột và duyệt theo hàng nhé, khác hoàn toàn với hàm Hlookup.

2. Hàm Vlookup tìm chính xác

Hầu hết 90% ta sử dụng tìm kiếm chính xác khi xử lý dữ liệu trên Excel chỉ trừ một số trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của bài toán.

Tìm chính xác tức là tham số range_lookup = FALSE.

Ví dụ 1: Cho bảng nhân viên như bên dưới, hãy tìm mức lương của nhân viên có ID = 53.

B1: Ta cần xác định các tham số trước khi gắn vào hàm Vlookup.

• Value là 52, và ta đặt sẽ đặt nó vào ô H2 để tiện cho việc thay đổi sau này.
• Table là bảng có range là B3:E9
• Cột cần lấy kết quả trả về là Salary và nó nằm vị trí thứ 4, tức col_index = 4.
• Cần trả về kết quả chính xác nên tham số cuối cùng là FALSE.

B2: Chọn ô H3 làm nơi in ra kết quả.

B3: Nhập công thức sau vào H3, sau đó nhấn Enter.

=VLOOKUP(H2, B3:E9, 4, FALSE)

Kết quả sẽ trả về là giá trị $58.339, chính là dòng thứ 7.

* Lưu ý: Nếu trong bảng có nhiều kết quả trả về thì nó chỉ lấy kết quả đầu tiên.

Ví dụ 2: Giả sử mình cần lấy Last Name của nhân viên có ID là 79 thì công thức sẽ như sau:

B1: Đổi giá trị ở ô H2 thành 79.

B2: Chọn H3 và nhập công thức sau.

=VLOOKUP(H2, B3:E9, 3, FALSE)

Kết quả trả về là Lopez.

3. Hàm Vlookup trả về kết quả gần đúng

Trường hợp này rất ít khi sử dụng, bởi nhu cầu tìm kiếm trong thống kê là chuẩn xác chứ không phải là gần đúng.

Tìm gần đúng tức là tham số range_lookup = TRUE.

Ví dụ: Giả sử ta có bảng điểm và bằng cấp gồm hai thông tin.

• Score: Số điểm
• Grade: Bằng cấp

Mỗi số điểm sẽ tương ứng với một bằng cấp khác nhau.

Bây giờ cần viết một công thức tìm bằng cấp theo số điểm, kết quả trả về là loại bằng gần nhất mà số điểm đạt được.

B1: Xác định các tham số cho hàm Vlookup.

Việc xác định tham số giúp ta giải quyết bài toán dễ dàng hơn.

• Value cần tìm là 85, mình sẽ đặt nó trong ô F3 để tiện cho việc thay đổi sau này.
• Table là B3:C7
• Range sẽ là 2, bởi cột bằng cấp nằm vị trí thứ 2
• Tham số range_lookup = TRUE bởi ta cần trả về kết quả chính xác nhất.

B2: Chọn ô F4, sau đó nhập công thức sau vào.

=VLOOKUP(F3, B3:C7, 2, TRUE)

B3: Nhấn Enter và ta thu được kết quả là bằng B.

Lý do: Giá trị 85 không tìm thấy trong bảng điểm, nhưng vì tham số range_lookup = TRUE nên nó sẽ trả về kêt quả gần nhất, đó là 80.

4. Câu hỏi thường gặp về hàm Vlookup trong Excel

Có phải hàm Vlookup trong Excel luôn tìm cột bên phải?

Theo như 2 ví dụ trên thì hàm Vlookup sẽ tìm kiếm ở cột đầu tiên trong bảng, và chỉ tìm kiếm những cột kế tiếp phía bên phải.

Ví dụ 1: Hàm Vlookup sẽ tìm kiếm LastName dựa theo FirstName.

Ví dụ 2: Hàm Vlookup sẽ trả về mức lương dựa vào FirstName.

Vậy có cách nào để thay đổi cột tìm kiếm và cột trả kết quả ở phía bên trái? Có đấy, nhưng ta sẽ sử dùng hai hàm INDEX và MATCH chứ không phải Vlookup. Mình sẽ trình bày nó trong bài left lookup nhé.

Có phải hàm Vlookup chỉ trả về kết quả đầu tiên?

Hoàn toàn đúng. Nếu bạn có nhiều hơn 1 dòng phù hợp thì nó chỉ lấy dòng đầu tiên.

Như trong ví dụ dưới đây, mặc dù có hai dòng phù hợp nhưng nó chỉ trả về dòng đầu tiên.

Hàm Vlookup có phân biệt chữ hoa - thường khi so sánh chuỗi?

Không phân biệt nhé. Nó sẽ bỏ qua vấn đề chữ in hoa và chữ in thường.

Hãy xem ví dụ dưới đây, chuỗi cần tìm là in hoa "MIA" nhưng trong danh sách vẫn có hai dòng phù hợp.

Trên là bài hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel ở mức căn bản và dễ hiểu nhất. Với những ví dụ và phần giải thích chi tiết như vậy thì mình tin là bạn sẽ dễ dàng nắm bắt công dụng của nó. Chúc bạn học tốt.